Die Zeiten, in denen ein Executive Assistant sich hauptsächlich mit Terminverwaltung und Sekretariatsarbeiten beschäftigte, sind vorbei. Das Berufsbild eines Executive Assistant oder Personal Assistant (PA) fordert heutzutage eine ganze Bandbreite an Begabungen. Je nach Größe des Unternehmens gehören zu den Aufgaben unter anderem die Organisation von Events, oft auf internationaler Ebene, und die Budgetverwaltung. Sind Sie an einer Karriere als Executive Assistant interessiert und fragen sich, welche Herausforderungen jeden Tag bei diesem Job auf Sie warten? Wir haben einen unserer erfolgreichen PAs befragt.
Wie sieht ein durchschnittlicher Arbeitstag aus?
"Ich unterstütze und entlaste mit meiner Arbeit die Geschäftsführung. Da sie aus mehreren Personen besteht, muss ich mich an jedem Arbeitstag aufs Neue auf verschiedene Persönlichkeiten und Aufgabenbereiche einstellen. Meine Rolle ist daher immer anders, es gibt kein festgelegtes Muster. Ich passe mich der aktuellen Situation an. Ich habe gelernt, meine Arbeitsweise nach diesen Umständen auszurichten. Kein Tag ist wie der andere. Es warten täglich neue, vielfältige Herausforderungen auf mich als Executive Assistant. Natürlich gehören die typischen Aufgaben wie die Verwaltung des Terminkalenders meiner Chefs und die Organisation ihrer Reisen dazu. Darüber hinaus werde ich aber auch mit eigenen Projekten, der Ausrichtung von großen Events und der Entwicklung von Marketingmaßnahmen betraut."
Welche Fähigkeiten sind als Executive Assistant erforderlich?
"Als Executive Assistant repräsentiere ich das Unternehmen und die Geschäftsführung nach außen. Aus diesem Grund ist Professionalität eines der Schlüsselworte hinsichtlich der Anforderungen, die an mich gestellt werden. Des Weiteren gehören zu den entscheidenden Fähigkeiten die Erkennung von Prioritäten, Organisationstalent, Anpassungsfähigkeit und eine sehr gute mehrsprachige Kommunikation. Selbstverständlich muss ich mich in der Branche auskennen, in der mein Unternehmen tätig ist. Ich bin schließlich die rechte Hand meiner Chefs. Das beinhaltet auch, dass ich mich mit neuen Entwicklungen und dem aktuellen Marktgeschehen auseinandersetzen muss."
Welche Tätigkeiten üben Sie genau aus?
"Neben den bereits genannten Tätigkeiten handelt es sich hauptsächlich um koordinatorische und verwaltungstechnische Aufgaben wie die Erstellung von Besprechungsprotokollen, die Vorbereitung von Verträgen, die Aufbereitung und Analyse von Statistiken, die Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern. Hinzukommen die Recherche von Daten, Fakten und Referenzen, die bei den Entscheidungsfindungen der Führungsetage hilfreich sind."
Was mögen Sie an Ihrem Job als Executive Assistant am liebsten?
"Im Laufe der Zeit habe ich meine Vorgesetzten gut kennengelernt, da wir sehr eng zusammenarbeiten. Je mehr ich über sie und ihre Eigenheiten weiß, umso leichter fällt es mir, einzuschätzen, was sie benötigen und wobei ich sie unterstützen kann. Auf diese Weise hat sich ein sehr vertrauensvolles Arbeitsklima entwickelt. Ich liebe außerdem das Organisieren und die Herausforderung, meine Arbeitsabläufe stetig effizienter zu gestalten. Zudem erfüllt es mich mit großer Genugtuung, Ordnung in das hektische und stressige Arbeitsleben meiner Chefs zu bringen."
Welche Ratschläge würden Sie einem aufstrebenden Executive Assistant geben?
"Trotz harter Arbeit werden Sie nicht täglich gelobt. Sie müssen Ihre Bestätigung häufig aus Ihrem eigenen erfolgreichen Handeln ziehen. Langweilige, uninteressante und sich wiederholende Aufgaben gehören genauso zu einem Arbeitstag wie die spannenden Aspekte. Ihr Chef wird bei der Aufgabenverteilung darauf keine Rücksicht nehmen. Machen Sie sich das bewusst."
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