Ein Interview mit unserer Personalberaterin Marie-Christin Peter (Page Personnel Düsseldorf) über das Berufsbild der Assistenten und Sekretäre von heute in Deutschland
Persönliche Assistent/in, Office-Manager/in oder Sekretär/in – es gibt heute viele Bezeichnungen für diesen Beruf. Das Berufsbild des klassischen Sekretärs/der klassischen Sekretärin ist stark im Wandel und eröffnet neue Möglichkeiten für den Markt. Assistenten werden häufig unterschätzt, obwohl sie eine unverzichtbare Funktion im Unternehmen haben. In unserem Interview mit der Personalberaterin Marie-Christin Peter, die seit über fünf Jahren für Page Personnel im Bereich Sekretariat & Assistenz Kandidaten rekrutiert, werden die alten Klischees revidiert.
Wie sieht das Rollenverständnis für Positionen im Bereich Sekretariat & Assistenz in Deutschland aus?
„Der Markt in Deutschland hat sich verändert. Die klassische Rolle der Assistenz gibt es nicht mehr. Grob unterscheidet man zwischen zwei Funktionen: Zum einen gibt es die Rolle des Sekretärs/der Sekretärin, die rein administrativ arbeitet und eher Richtung Sachbearbeitung geht. Zum anderen gibt es eine fachliche Assistenz mit entsprechender Ausprägung, die einem Team zuarbeitet. Außerdem gibt es den Assistenten/die Assistentin der Geschäftsführung, die meist generalistisch arbeitet und mit vielen verschiedenen Fachabteilungen zu tun hat. Darüber hinaus kennen wir den persönlichen Assistenten/die persönliche Assistentin eines Vorstandes oder Geschäftsführers, die neben fachlichen Belangen auch ab und an private Reisen und familiäre Termine organisiert. Eine Assistenz des Vorstandes kann beispielsweise auch Budgets verhandeln und stellt sozusagen eine Schnittstelle zwischen Vorgesetztem und Fachabteilungen dar. Generell gibt es starke Unterschiede innerhalb der Branchen, da beispielsweise eine Assistenz der Geschäftsführung im Industriesektor ein anderes Aufgabenspektrum als eine Assistenz in der Finanzdienstleistungsbranche hat.“
Wie ist das allgemeine Bild von Assistenten in Deutschland?
„Die Aufgaben der Assistenten/innen werden in Deutschland von vielen Kandidaten deutlich unterbewertet. Dabei ist es schwierig, eine geeignete Assistentin zu finden, da sowohl fachliche als auch private Fakten stimmen müssen. Kandidaten kennen in der Regel ihren Marktwert und können ein hohes Gehalt verlangen. Der Trend bewegt sich weg von der klassischen Sekretärin und geht hin zu einer flexiblen und fachlich gut ausgebildeten Assistenz. Die Kunden hingegen wissen, wie schwierig es ist, geeignetes Fachpersonal zu finden und haben dementsprechend eine höhere Meinung von Assistenten/innen als Kandidaten. Je nach Branche und Position variiert auch die Wahrnehmung der Assistenz.“
Was erwarten deine Kunden und Unternehmen heutzutage von Assistenten?
„Diese Frage hängt stark vom Kunden ab. Einige Kunden suchen nach Assistenten mit erfolgreich absolviertem Studium, anderen reicht eine kaufmännische Ausbildung. Assistenten sollten eine Balance zwischen privaten und geschäftlichen Aufgaben finden, d.h. sie sollten sich nicht zu schade sein, dem Chef auch mal einen Kaffee zu machen aber gleichzeitig auch verantwortlich für die Budgetplanung zu sein. Von großer Bedeutung sind vor allem Sprachen. Wenn wir Kundenanfragen bekommen, bezieht sich die erste Frage meistens auf die Fremdsprachenkenntnisse der Kandidaten. Englisch ist mittlerweile ein „must-have“, darüber hinaus werden klassische Fremdsprachen wie Französisch, Italienisch oder Spanisch gerne gesehen und gebraucht. Mittlerweile sollten Assistenten/innen neben der Muttersprache idealerweise zwei weitere Fremdsprachen fließend beherrschen bzw. multikulturelle Wurzeln haben. Auslandserfahrung ist ebenfalls ein Plus. Die Anforderungen der Kunden variieren stark an den verschiedenen Standorten. In Städten mit starker Industrie und großem FMCG-Bereich werden beispielsweise mehr Fremdsprachenkenntnisse verlangt als in Frankfurt.“
Was sind die Eigenschaften des/r modernen Assistenten/in?
„Assistenten sind zielstrebig und belastbar, aber auch sehr wählerisch. Sie kündigen einen Job meistens nicht aufgrund des monetären Aspekts. Kündigungsgründe sind für sie vor allem die fehlende Herausforderung im Job, Weiterentwicklungsmöglichkeiten oder die Sympathie zwischen ihnen und dem Vorgesetztem. Die Gründe sind allerdings auch standortabhängig. In Frankfurt und München machen wir die Erfahrung, dass Assistentinnen alle zwei bis vier Jahre den Job wechseln, um einen Gehaltssprung zu machen. Sie definieren sich über ihren Vorgesetzten und sobald dieser kündigt, bricht für sie eine Welt zusammen. Viele Assistentinnen, die ich bisher vermittelt habe, sind taffe Powerfrauen á la Teufel trägt Prada. Das berufliche Ziel der meisten Assistenten ist die Position als Assistent/in der Geschäftsführung oder des Head of HR / Legal / Marketing. Also C-Level Positionen.“
Wo siehst du Herausforderungen bei der Vermittlung von geeigneten Kandidaten?
„Gerade Berufseinsteiger oder jüngere Assistenten wollen in Projektarbeit involviert werden. Daher müssen sich Unternehmen Zusatzaufgaben überlegen, um den Job für die Altersklasse 25 bis 35 attraktiv zu machen. Diese Bandbreite ist ein großes Thema in Deutschland. Ich muss immer klar unterscheiden zwischen „was der Kunde braucht“ und „was der Bewerber an Fähigkeiten mitbringt“. Besonders wichtig ist, dass Kunde und Kandidat sich sympathisch finden und die Chemie zwischen ihnen stimmt. Daher bin ich bei ihrem ersten Aufeinandertreffen auch nie dabei. Das ist jedoch von Berater zu Berater unterschiedlich. Ein weiteres Problem ist, dass die klassischen Ausbildungsberufe wie Bürokauffrau und Fremdsprachenkorrespondentin aussterben. Heutzutage studiert jeder Zweite, wodurch uns Young Professionals mit solider Ausbildung und Berufserfahrung fehlen. Vor allem im Assistenzbereich geht Praxis über Theorie.“
Was war deine größte Erfolgsgeschichte?
„Im Februar habe ich die höchste Position bisher vermittelt. Es ging um eine PA, also eine persönliche Assistentin des neuen Vorstandes eines großen Unternehmens aus dem FMCG Sektor. Die Kandidatin war ursprünglich Rechtsanwaltsangestellte und hat in den letzten zehn Jahren ihre herausragende Expertise durch diverse anspruchsvolle Zusatzprojekte beim Arbeitgeber erlangt. Somit konnte sie durch den Jobwechsel einen Gehaltssprung auf 85.000 € machen. Die Position war vorher von einer Frau besetzt, die bereits über 30 Jahre dort tätig war. Da sind die Ansprüche von Kundenseite natürlich besonders hoch.“
Welche Profile fallen in eure Zielgruppe?
„Ich rekrutiere Assistenten, die durch Abitur, Ausbildung und Studium top ausgebildet sind. Klassische Berufsausbildungen sind Fremdsprachenkorrespondent oder die Bürokauffrau. Viele Kandidaten machen daraufhin bei der IHK Weiterbildungen. Die Anforderungen sind ebenfalls standortabhängig. Oftmals ist ein Studium auch bewusst nicht gewünscht, da die Kandidatinnen mehr Ansprüche an die jeweilige Assistenzfunktion haben. Diese Ansprüche können die Kunden aber nicht immer erfüllen. Außerdem ist der Beruf stark von Frauen dominiert: Ich würde sagen 98 % der Assistenten sind Frauen. In den letzten fünf Jahren habe ich persönlich nur drei Männer vermittelt. Dazu muss man allerdings auch sagen, dass die Kunden meist weibliche Assistenten suchen.“
 | Über unsere Interviewpartnerin Marie-ChristinMarie-Christin arbeitet seit mehr als 5 Jahren bei Page Personnel in Düsseldorf und betreut Kandidaten und Kunden im Bereich Sekretariat & Assistenz aus unterschiedlichen Branchen. Sie haben Fragen an Marie-Christin? Dann schicken Sie eine E-Mail oder klingeln einfach durch: E-Mail. [email protected] Tel. +49211 8632 4944-34 |
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